Ecrit par : Bernard Béguin le 08/08/2014 - Lu : 1 257 fois - Commentaire : Aucun
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Quelle méthode pour une gestion du temps performante ?

Patrick Thomas est un expert de la gestion du temps. Gérant de la Société « Patrick Thomas Consulting » et conseiller en pilotage Rivalis, il accompagne les TPE dans leur développement et les patrons débordés.

MISSIONS-CADRES portage salarial vous livre ses conseils pour mieux maîtriser votre temps.

Optez-portés : « Quelle est d’après vous la part de la gestion du temps dans la réussite d’un projet professionnel ? »

Patrick Thomas : « Je pense que la réussite professionnelle d’un décideur, qu’il soit chef d’entreprise ou consultant en portage salarial dépend pour 50 % de sa gestion du temps. Nous touchons à la question essentielle de l’organisation de l’activité. »

Quels conseils pouvez-vous donner à un futur consultant en portage salarial ? »

« Passer du statut du salarié à celui de consultant indépendant est un sacré enjeu et un vrai changement de culture. Les process de contrôle et d’organisation plus ou moins définis et imposés par l’employeur ne sont plus là pour baliser le terrain.

Pour le professionnel qui se lance comme créateur d’entreprise ou comme indépendant, le maître mot est la PLANIFICATION et sa capacité à tenir les délais de réalisation fixés pour chaque action.

Par exemple, pour un professionnel qui se lance dans le consulting à son compte, il doit bien être conscient que sa journée de 24 h se divise comme suit : 8 h de repos en moyenne, 3 h de repas, 2 h au minimum avec ses proches ou pour une activité. Ces temps sont essentiels pour la réussite de l’indépendant car il faut absolument garder des rendez-vous avec soi-même.

Il lui reste donc 9 h réellement profitables pour gérer le démarrage de son activité en portage salarial : prospection commerciale, préparation et réalisation des missions, déplacements, gestion des frais, compte-rendus des missions, recherche et formation. »

« Comment bien agender ses activités ? »

« Pour moi, il y a 3 questions essentielles à se poser pour organiser son temps avec efficacité :

  1. Qui ? – Mes contacts, mes clients, mes prospects, mes fournisseurs, mes collaborateurs, mes prestataires. Si à chaque fois que le consultant porté perd 2 minutes à retrouver les coordonnées de son interlocuteur, vous imaginez bien ce que cela donne à la fin de la journée. Créer un outil CRM est le meilleur moyen pour tenir à jour une base de contacts performante et renseignée avec précision. Tout doit y être noté : secteur d’activité, poste du client ou du prospect, études si on le sait, éléments personnels comme les dates d’anniversaire, rendez-vous, rapports de visite, actions à venir, relances prévues et à quelles dates… Cette base de contacts est le portefeuille du consultant.

  2. Quoi ? – Quelles sont les tâches à réaliser ? En démarrage d’activité, il faut vraiment prendre le temps de penser son organisation pour ne plus en perdre après. Les différents documents de travail doivent être systématiquement organisés et classés selon le type d’activité : devis, modèles de contrats, courriers, mailings, compte-rendus de réunions, de missions, notes, frais, fiches de formation, recherches documentaires et techniques thématisées, documents types à avoir en rendez-vous, etc. C’est une démarche rigoriste mais nécessaire pour maîtriser chaque phase consacrée à un aspect de son activité.

  3. Quand ? – Il s’agit d’agender chaque tâche en fonction du degré d’urgence et du temps estimé pour la réaliser. Selon moi, une action doit être agendée dès lors qu’elle dépasse 10 minutes, sachant qu’un temps est également réservé chaque jour pour les petites actions. J’apprends à mes clients à utiliser deux types d’échéanciers : le 1 à 31 pour tous les jours du mois et le 1 à 12 pour les mois de l’année. L’objectif est de n’avoir sur le bureau chaque matin que ce qui est nécessaire pour la journée. La politique du bureau vide, même si elle stresse certains est un gage réel de gain de temps.

La difficulté sur ce dernier point est de savoir estimer précisement le temps nécessaire pour chaque action. Et il y a un facteur externe difficile à jauger et que nous ne pouvons pas réellement définir sans expérience : la désorganisation de l’interlocuteur (client, prestataire,etc.) qui va entraîner pour le consultant en portage salarial ou en indépendant une perte de temps. Dans une journée, il faut intégrer 20 % du temps de travail en gestion des aléas. »

« Quels risques prend le consultant indépendant si il ne maîtrise pas correctement son temps ?  »

«  Un consultant indépendant en portage salarial travaille en moyenne 100 jours par an, le reste étant consacré à la prospection ou à la préparation de la mission. Ce n’est donc pas le moment de rogner sur ces 100 jours, faute d’une organisation mal agendée.

L’autre risque est que les retards ou les grippages de l’activité dus à une mauvaise maîtrise du temps génèrent du stress donc de la contre-performance. Imaginez : vous êtes retenu pour un appel d’offres. Vous présentez votre projet créatif et vos références devant un jury. Mais vous êtes parti dans l’urgence et vous avez oublié le câble pour brancher votre Mac. Dommage, vous montrez de la non maîtrise à votre prospect… Et vos chances s’éloignent de l’avoir comme client. »

Pour une formation sur mesure en gestion du temps, vous pouvez contacter Patrick Thomas par courriel au patrick.thomas@rivalis.fr ou par téléphone au 06 43 39 95 76.

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