Ecrit par : Bernard Béguin le 07/02/2014 - Lu : 1 989 fois - Commentaire : Aucun
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Rédacteur ou sténotypiste en portage salarial, un métier porteur

Élu(e), secrétaire de Comité d’Entreprise, Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail, le recours à un rédacteur extérieur indépendant ou à un sténotypiste en free lance pour assurer la rédaction des procès-verbaux a beaucoup d’avantages.

Faire appel à un rédacteur extérieur : 4 grands avantages

La rédaction matérielle du procès-verbal des délibérations du comité d’entreprise peut être confiée à une personne étrangère au comité, sous réserve de l’accord de la majorité des élus (Cass. crim., 30 oct. 1990).

En faisant appel à un prestataire extérieur indépendant ou en portage salarial :

  • le secrétaire de CE/CHSCT peut se concentrer sur les débats et y participer pleinement, sans être freiné par la prise en notes des échanges ;
  • il dispose d’un document rédigé en toute neutralité, dans le respect le plus strict de la confidentialité des informations ;
  • la validation des PV de réunions par les élus et la direction est facilitée ;
  • les délais de livraison pour l’approbation du compte rendu d’une réunion sur l’autre sont maîtrisés.

Un marché porteur pour les sténotypistes indépendants ou en portage salarial

Négociations CEEn France, 81 % des établissements d’au moins 50 salariés sont dotés d’un comité d’entreprise (ou d’une délégation unique du personnel) ; autrement dit, 89 % des salariés de ces établissements sont représentés par un comité d’entreprise.

Pour rappel, le comité d’entreprise gère librement les activités sociales et culturelles de l’entreprise. Dans son rôle d’instance consultative, il est obligatoirement informé et consulté sur les questions relatives à l’organisation, la gestion, la marche générale de l’entreprise, la réduction des effectifs, la durée du temps de travail, les conditions d’emploi et la formation professionnelle.

Le CHSCT a pour mission de se prononcer sur les conditions de travail et les risques professionnels, il contribue à la protection de la santé et de la sécurité des salariés ainsi qu’à l’amélioration des conditions de travail.

Ces Instances Représentatives Paritaires tiennent des réunions pour la plupart mensuelles pour les CE, trimestrielles pour les CHSCT, la périodicité des réunions variant selon l’effectif de l’entreprise.

L’article R. 2325-3 du Code du travail indique que les délibérations des comités d’entreprise doivent être consignées dans un procès-verbal (dont la rédaction est à la charge du secrétaire du CE/CHSCT) et être communiquées au chef d’entreprise et aux membres du comité.

Pas de moyens particuliers pour le secrétaire du CE

Si la loi donne une compétence exclusive au secrétaire du comité pour l’établissement des procès-verbaux, elle ne lui donne cependant pas de moyens particuliers.

La rédaction d’un procès-verbal s’effectue en deux temps : la prise de notes et la rédaction du document. La prise de notes est un exercice difficile, surtout lorsque le rédacteur du PV participe lui-même au débat. Il doit à la fois écouter, intervenir et noter la position des participants avec précision. Quant à la rédaction du document, elle nécessite une excellente maîtrise de la langue française pour retranscrire de manière précise et impartiale l’ensemble des propos tenus.

Au-delà des aspects techniques, la rédaction d’un PV de CE, CCE ou de CHSCT nécessite un temps de travail conséquent pendant les heures de délégation du secrétaire et ne permet pas de se consacrer à sa mission : l’accompagnement des salariés.

Externaliser cette compétence est donc une solution avantageuse pour le Comité d’Entreprise.

Quel est le contenu d’un procès-verbal ?

Le procès-verbal peut contenir soit l’intégralité des débats, soit le résumé des discussions. Dans la mesure du possible, le compte rendu doit constituer une image parfaitement fidèle et précise de la réunion. Par ailleurs, un procès-verbal basé sur quelques notes ne suffit pas forcément pour faire référence en cas de contestation devant les tribunaux, l’inspection du travail. Dans ce cas, seule la transcription intégrale fait foi.

Pour autant, une liberté d’appréciation est laissée au secrétaire du comité. Selon l’administration, l’employeur ne peut s’opposer à ce que le procès-verbal relate in extenso les diverses questions traitées en séance, y compris les comptes du bilan. Le secrétaire du comité peut choisir que le procès-verbal soit une synthèse des débats et ne contienne qu’un résumé des délibérations assorti des résolutions et avis émis par le comité. Ce choix peut parfois le conduire, pour résumer les propos de chacun, à les interpréter. Cela pourra être l’objet de critiques de la part des intervenants s’ils estiment a posteriori, en lisant le compte-rendu, qu’ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés. Ils risquent alors de s’opposer à sa diffusion.

Comment faire rédiger un PV de CE ou de CHSCT ?

L’agence Au bonheur des Mots rédige les procès-verbaux de réunions des instances représentatives paritaires telles que comités centraux d’entreprise, comités d’entreprise et d’établissement dans une variété de « formats » depuis la retranscription mot à mot jusqu’à la synthèse, de telle manière que les intervenants retrouvent précisément les idées exprimées en séance, et que chacun puisse les lire sans difficulté même sans avoir assisté aux réunions.

« Nous déléguons un rédacteur sur site, le jour prévu de la réunion, selon la zone géographique (région Centre, Paris, Grand Ouest) pour une meilleure dénomination des intervenants et une optimisation du rendu des propos tenus. Nous identifions les intervenants, restituons l’intégralité de leurs interventions, ajoutons des indications sur le déroulement de la réunion (rires, protestations, votes, projections de transparents ou de vidéos, etc.), faisons ressortir la chronologie de la réunion (heures de début de séance, de suspension et de fin...). Nous pouvons également travailler sur la seule base des enregistrements fournis », explique Florence Augustine, rédactrice-transcriptrice en portage salarial chez MISSIONS-CADRES.

De plus, l’enregistrement audio de la réunion effectuée par le rédacteur extérieur permettra de restituer fidèlement dans le PV ce qui a été entendu et noté.

« Notre métier est de rendre compte par écrit, en restant fidèle à l’esprit des échanges, en toute impartialité », rappelle Florence Augustine. « Nous pouvons tout entendre et tout lire, la confidentialité est notre règle d’art ».

Adoption du PV

Dans la pratique, le secrétaire transmet une copie du procès-verbal à l’employeur ainsi qu’à tous les membres titulaires, suppléants, représentants syndicaux, le plus rapidement possible, en principe avant la réunion suivante.

Dès l’ouverture de la réunion suivante, tout membre du comité ayant voix délibérative ou consultative peut demander des rectifications, modifications, adjonctions ou suppressions.

C’est un ou deux mois plus tard (selon l’effectif de l’entreprise et la périodicité des réunions) que le procès-verbal revient en discussion devant les membres du comité (sauf réunion extraordinaire demandée par les membres du comité). Ce n’est qu’après l’adoption définitive du procès-verbal, modifié ou non, qu’il peut être diffusé à l’ensemble du personnel de l’entreprise.

Florence AugustinePour en savoir plus sur le métier de rédacteur ou sténotypiste, retrouvez Florence Augustine sur son site (www.aubonheurdesmots.com) et sur son blog (leblogaubonheurdesmots.typepad.com).

Zoom : de l’oral à l’écrit, les trois grands types de compte-rendu

L’intérêt d’un compte rendu est de restituer l’intégralité des échanges, avec un niveau de reformulation plus ou moins élevé selon la forme choisie :

  • Le compte rendu in extenso (18 à 22 pages/heure) : ce document est l’image fidèle et exhaustive des propos tenus en séance ; en style direct, il respecte la façon de s’exprimer de chacun. Seules les marques d’hésitations et/ou les erreurs de syntaxe sont corrigées et/ou supprimées.
  • Le compte rendu révisé (12 à 14 pages/heure) : toujours très fidèle aux propos, en style direct ou indirect, plus court que la transcription in extenso, il n’en reste pas moins très complet. Le texte est allégé des répétitions, des phrases inachevées n’apportant pas de précision utile.
  • La synthèse (4 à 6 pages/heure) met en exergue les points forts de la réunion, les échanges entre les élus et la direction, en suivant l’ordre du jour, tout en conservant un certain niveau de détail dans les interventions. Ce format est souvent choisi pour une communication rapide et efficace ; la synthèse peut venir en complément du compte rendu in extenso ou révisé qui reprendra l’intégralité des débats.

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